Practice

Agilität in der öffentlichen Verwaltung – vom Konzept in die Praxis

Authors:

Abstract

The article answers the question of whether and how the concept of agility can contribute to overcoming the diverse challenges of municipal administrations – and public administrations in general – through increased participation. First, the authors outline a specific understanding of agility based on a literature review, consisting of agile principles, an agile mindset and agile operational structures and processes. Subsequently, the results of a master’s thesis are summarised, which showed in an interview study that agility has so far only been incorporated to a very limited extent into everyday work in five municipalities in the canton of Lucerne. Finally, the authors summarise the theoretical and empirical findings in practice-oriented recommendations for action. They make it clear that an understanding of agility that is adapted to public administration certainly has the potential to make the administration more participatory and thus more dynamic. At the same time, there is no “best practice approach” and agility strongly challenges established logics of action of bureaucratic systems. The following prerequisites and starting points are central to successful change processes towards more agility: (1) at least the leaders genuinely want to change the administrative practice and the leadership culture (and thus also their own patterns), (2) long-term, holistic perspectives are systematically adopted, (3) experimenting and learning is encouraged and demanded on a daily basis, (4) cross-functional and self-responsible teams are introduced, (5) internal and external stakeholders are involved in development and decision-making processes through dialogue, (6) regular feedback, coaching and reflection loops are established, (7) the entire system is continuously optimised. The further development of a mostly hierarchical and bureaucratic administrative tradition is ultimately about (decision-making) power and trust. The next decades will show whether and how the concept of agility can establish itself in municipal administrations and in public administration in general.

 

Abstrakt

Der Artikel beantwortet die Frage, ob und wie das Konzept der Agilität einen Beitrag leisten kann, die vielfältigen Herausforderungen von Gemeindeverwaltungen – und der öffentlichen Verwaltungen generell – mittels erhöhter Partizipation zu bewältigen. Zuerst skizzieren die Autor:innen auf der Basis einer Literaturanalyse ein spezifisches Agilitäts-Verständnis, bestehend aus agilen Prinzipien, einem agilen Mindset und einer agilen Aufbau- und Ablauforganisation. Anschliessend werden die Ergebnisse einer Interviewstudie zusammengefasst, die zeigte, dass Agilität in fünf Luzerner Gemeinden bisher nur in sehr beschränktem Umfang in den Arbeitsalltag eingeflossen ist. Zum Schluss führen die Autor:innen die theoretischen und empirischen Erkenntnisse in praxisorientierten Handlungsempfehlungen zusammen. Sie machen deutlich, dass ein auf die Verwaltung angepasstes Agilitäts-Verständnis durchaus über Potenzial verfügt, die Verwaltung partizipativer und dadurch dynamischer zu machen. Gleichzeitig gibt es keinen “Best-Practice-Ansatz” und Agilität fordert etablierte Handlungslogiken bürokratischer Systeme stark heraus. Folgende Voraussetzungen und Ansatzpunkte sind für erfolgreiche Veränderungsprozesse hin zu mehr Agilität zentral: (1) mindestens die Führungspersonen wollen die Verwaltungspraxis und die Führungskultur (und damit auch eigene Muster) tatsächlich verändern, (2) langfristige, ganzheitliche Perspektiven werden systematisch eingenommen, (3) experimentieren und lernen wird gefördert und alltäglich gefordert, (4) cross-funktionale und selbstverantwortliche Teams werden eingeführt, (5) interne und externe Anspruchsgruppen werden dialogisch in Entwicklungs- und Entscheidungsprozesse miteinbezogen, (6) regelmässige Feedback-, Coaching- und Reflexionsschlaufen werden etabliert, und (7) das Gesamtsystem wird laufend optimiert. Bei der Weiterentwicklung einer mehrheitlich hierarchischen und bürokratischen Verwaltungstradition geht es schlussendlich um (Entscheidungs-)Macht und Vertrauen. Die nächsten Jahrzehnte werden zeigen, ob und wie sich das Konzept der Agilität in Gemeindeverwaltungen und allgemein in öffentlichen Verwaltung en etablieren kann.

 

Résumé

L’article répond à la question de savoir si et comment le concept d’agilité peut contribuer à relever les multiples défis des administrations communales – et des administrations publiques en général – grâce à une participation accrue. Les auteurs esquissent tout d’abord, sur la base d’une analyse de la littérature, une compréhension spécifique de l’agilité, composée de principes agiles, d’un état d’esprit agile et d’une organisation agile de la structure et des processus. Ensuite, les résultats d’une thèse de master sont résumés, laquelle a montré, dans le cadre d’une étude d’interview, que l’agilité n’a jusqu’à présent été intégrée que de manière très limitée dans le travail quotidien de cinq communes du canton de Lucerne. Pour finir, les auteurs rassemblent les connaissances théoriques et empiriques dans des recommandations d’action orientées vers la pratique. Ils montrent clairement qu’une compréhension de l’agilité adaptée à l’administration a le potentiel de rendre l’administration plus participative et donc plus dynamique. En même temps, il n’y a pas d’approche «Best Practice» et l’agilité défie fortement les logiques d’action établies des systèmes bureaucratiques. Les conditions et points de départ suivants sont essentiels pour réussir les processus de changement vers plus d’agilité : (1) au moins les dirigeants veulent réellement changer la pratique et la culture de l’administration (et donc aussi leurs propres habitudes), (2) des perspectives globales à long terme sont systématiquement adoptées, (3) l’expérimentation et l’apprentissage sont encouragés et exigés au quotidien, (4) des équipes interfonctionnelles et auto-responsables sont introduites, (5) les parties prenantes internes et externes sont impliquées de manière dialogique dans les processus de développement et de décision, (6) des boucles régulières de feedback, de coaching et de réflexion sont mises en place, (7) le système global est optimisé en permanence. L’évolution d’une tradition administrative essentiellement hiérarchique et bureaucratique est en fin de compte une question de pouvoir (décisionnel) et de confiance. Les prochaines décennies montreront si et comment le concept d’agilité peut s’établir dans les administrations communales et plus généralement dans l’administration publique.

 

Schlüsselwörter: Agilität; Gemeindeverwaltung; Partizipation; Führung; Zusammenarbeit; Mindset

 

Mots-clés: Agilité; administration communale; participation; direction; collaboration; état d’esprit

Keywords:

Agilitylocal governmentparticipationleadershipcollaborationmindset
  • Volume: 13
  • Page/Article: 111–130
  • DOI: 10.5334/ssas.174
  • Submitted on 14 Aug 2022
  • Accepted on 31 Oct 2022
  • Published on 23 Nov 2022
  • Peer Reviewed